Giải pháp Tổng đài IP văn phòng

Tổng đài IP là loại tổng đài thế hệ mới hoạt động dựa trên công nghệ IP chạy trên nền internet. Dữ liệu thoại được truyền bằng các gói dữ liệu qua IP hay LAN/WAN/Internet thay vì mạng điện thoại (cáp, line) thông thường. Tổng đài IP thích hợp cho các công ty có chi nhánh ở nhiều địa phương khác nhau và các công ty có nhu cầu liên lạc quốc tế thường xuyên. Sau đây, CGC TECH sẽ đem đến cho bạn những thông tin về giải pháp tổng đài IP văn phòng

Mô hình giải pháp 1: Kết nối đường truyền ngắn

1 hệ thống tổng đài điện thoại IP sẽ bao gồm những cấu tạo cơ bản sau:

– Tổng đài IP

– Card Digium PC

– Máy tính để bàn

– Phần mềm tổng đài

– IP phone (điện thoại tiêu dùng công nghệ IP)

Mô hình giải pháp 2: Kết nối không phụ thuộc địa lý

Bài toán đặt ra là công ty bao gồm 1 trụ sở và 1 chi nhánh, hoặc có thể nhiều hơn như một trụ sở tại HCM, một chi nhánh tại Hà Nội, 1 tại Đà Nẵng và các chi nhánh khác tại nước ngoài… Yêu cầu một giải pháp kết nối thoại sao cho cuộc gọi giữa trụ sở chính và chi nhánh hoặc giữa các chi nhánh với nhau được coi là các cuộc gọi nội bộ và không phát sinh cước. Ngoài ra, các nhân viên khi về nhà, khi đi công tác vẫn có thể thực hiện các cuộc gọi nội bộ không mất phí từ điện thoại di động hoặc laptop của mình cho tất cả các máy nhánh trong nội bộ công ty. Ngoài ra công ty cần 1 đầu số cố định để kết nối về bộ phận chăm sóc khách hàng, tư vấn dịch vụ. Các cuộc gọi đến trung tâm chăm sóc khách hàng được ghi âm và kết nối với cơ sở dữ liệu khách hàng.

Mô hình giải pháp tổng đài IP :

• Một router sẽ được đấu nối với tổng đài để định tuyến cuộc gọi.
• Các thiết bị điện thoại bàn (IP Phone) sẽ được đấu vào các gateway, SW để kết nối đến Router và Server.
• Ngoài ra, có thể cài hệ thống soft phone trên máy tính để nhân viên có thể sử dụng như một điện thoại bàn thông thường.
• Các chi nhánh đều có mô hình kết nối tương tự, nhưng không cần connect trực tiếp đến server, chỉ cần connect qua IP là được

Thành phần của hệ thống bao gồm:

• Máy chủ tổng đài IP (server)
• Thiết bị Voice gateway
• Thiết bị đầu cuối

Cách thức hoạt động:

• Tại trung tâm, hội sở:
  • Hệ thống máy chủ IP sẽ đặt tại trung tâm chính hoặc tại datacenter, chịu trách nhiệm xử lý tất cả cuộc gọi nội bộ giữa các các chi nhánh và các cuộc gọi ra PSTN. 
  • Hệ thống máy chủ IP sẽ cung cấp tài khoản SIP cho tất cả FXS Gateway hoặc điện thoại IP tại các chi nhánh và kết nối từ xa qua đường cáp quang. 
  • Trung kế từ bưu điện (nếu có) sẽ kết nối với các port FXO của IP Gateway (hoặc có thể kết nối với ITSP thông qua Internet/LeaseLine…). 
  • Quản lý hệ thống thông qua giao diện Web, nên quản trị viên có thể truy xuất từ bất kỳ nơi đâu và bất kỳ khi nào.
• Tại chi nhánh (nếu có):
  • Nhân viên tại chi nhánh hoàn toàn có thể kết nối đến trung tâm để tiếp nhận và xử lý cuộc gọi nếu cần thiết. 
  • Thiết bị được kết nối với hệ thống máy chủ IP đặt tại trung tâm qua đường kết nối Internet, Megawan… 
  • Giám sát viên có thể truy cập, giám sát hệ thống hoặc dịch vụ từ bất kỳ nơi đâu. 
  • Hoạt động rất linh hoạt đối với những hệ thống tổng đài có quy mô lớn và lưu lượng cuộc gọi cao với nhiều chi nhánh…

Hệ thống tổng đài IP hoạt động thế nào?

• Tiếp nhận cuộc gọi
  • Khi có cuộc gọi vào IP Gateway sẽ tiếp nhận tín hiệu, xử lý và chuyển đến máy chủ tổng đài qua kết nối IP.
  • Máy chủ tổng đài tiếp nhận tín hiệu, xử lý theo như kịch bản đã được thiết lập trước tùy theo tính chất, yêu cầu của hệ thống. 
  • Cuộc gọi sẽ được máy chủ phân phối đến nhân viên hoặc hộp thư trả lời tự động (IVR) theo những thuật toán đặc biệt được hỗ trợ bởi hệ thống này (ACD).
  • Trường hợp không có nhân viên hỗ trợ, cuộc gọi có thể được chuyển đến đích tiếp theo nếu có yêu cầu như hộp thư thoại (Voicemail), Điện thoại di động, Máy nhánh khác…  tùy thuộc vào kịch bản của khách hàng cung cấp.
  • Kết thúc cuộc gọi, hệ thống sẽ ghi lại toàn bộ dữ liệu cuộc gọi bao gồm chi tiết thời gian, số gọi đến, số máy nhánh tiếp nhận, thông tin file ghi âm cuộc gọi…phục vụ cho việc báo cáo và quản lý của doanh nghiệp (nếu doanh nghiệp có yêu cầu).
• Thực hiện cuộc gọi
  • Ứng dụng quản lý hệ thống và người dùng sẽ phân quyền gọi ra PSTN (gọi ra mạng điện thoại khác ) trên mỗi người dùng. 
  • Hệ thống chỉ cho phép mỗi người dùng được thực hiện gọi đi những hướng gọi cố định như nội hạt, liên tỉnh, di động, quốc tế…  theo sự giám sát của Admin, có thể cấm hoặc cho phép các máy nhánh khác nhau gọi đi quốc tế hay PSTN tùy biến theo yêu cầu.
  • Máy chủ tổng đài sẽ quản lý, giám sát tất cả các cuộc gọi và báo cáo thông qua giao diện Web.

Lợi ích khi ứng dụng hệ thống thoại IP

Với rất nhiều lợi ích to lớn, tổng đài IP đã và đang là xu thế chủ đạo, dần thay đổi cho hệ thống Analog cũ kỹ.

• Báo cáo: Hệ thống báo cáo giữ vai rất trò quan trọng trong hệ thống tổng đài IP. Dựa vào hệ thống báo cáo, quản trị viên có thể đánh giá chính xác thống tin, hiệu suất làm việc của dịch vụ, nhân sự và hệ thống. Báo cáo theo nhiều tiêu chí (Thời gian, Kết quả cuộc gọi…) Thống kê, so sánh hiệu suất dịch vụ mỗi ngày, mỗi tuần… Thống kê, báo cáo chi tiết theo nhiều giao diện khác nhau. 

• Bảo mật : khả năng bảo mật cao. An toàn trong việc quản lí cước cũng như cuộc gọi.
• Mở rộng: Cho phép dễ dàng mở rộng số máy nhánh, softphone trên máy tính hoặc cơ chế SIP để dùng trên di động.
• Nâng cấp: Nâng cấp dễ dàng toàn bộ hệ thống, mở rộng thêm chi nhánh với số lượng không giới hạn.
• Giảm đáng kể kinh phí đầu tư ban đầu: không phải mua phần cứng tổng đài, chỉ việc đăng ký, kết nối với internet và sử dụng.
• Không mất thời gian cho quản lý tổng đài trên nền tảng điện toán đám mây. Dịch vụ tổng đài IP-IPX quản lý công việc này.
• Tính linh hoạt cao nhờ vào công nghệ điện toán đám mây có thể sử dụng hệ thống tổng đài IPX ở bất kỳ đâu và bất cứ khi nào.
• Tiếp nhận được nhiều cuộc gọi đồng thời, hệ thống sẽ tự động phân phối cuộc gọi đến các máy nhánh. Không giới hạn các đầu máy con kết nối vào cùng một hệ thống
• Độ tin cậy cao do một tổng đài điện toán đám mây chạy trên nền nhiều máy chủ riêng biệt.
• Thời gian triển khai nhanh chóng nhờ vào bản chất ảo của nó, một tổng đài điện toán đám mây có thể được triển khai trong vòng vài giờ đồng hồ.
• Linh động dễ di chuyển toàn quốc
• Tiết kiệm chi phí: lợi ích lớn nhất của tổng đài IP là khả năng tiết kiệm chi phí. Đối với công ty lớn, tổng đài IP sẽ giảm chỉ phí trang thiết bị, đường dây, nhân lực và chi phí bảo trì hệ thống. Toàn bộ công ty sẽ sử dụng một đường mạng vật lý duy nhất.

CGC TECH nhà cung cấp thiết bị camera hàng đầu Việt Nam

📍128 Hồng Hà, Phường 9, Quận Phú Nhuận, Tp. Hồ Chí Minh

📧 https://www.facebook.com/CGCTECH.VN

📞028 730 730 28

📅Thứ 2 – Thứ 7 / 8:00 AM